1 - enregistrer un jeu de paramètres généraux :

jeu de paramètres = convention collective, règles diverses, mode de calcul des congés annuels, des fériés ... Tant que ce premier ensemble de paramètres n´est pas établi, Orplan vous le propose dès le lancement du planning agent.

2 - indiquer l'horaire de référence de l'établissement ou entreprise

horaire de base de fonctionnement de l´établissement (hors heures d'équivalence: en principe 35 heures.

menu (grille accueil): "Environnement" "Horaire hebdo ou mens. de référence"

A renseigner, l'horaire hebdomadaire dans l'entreprise (hors heures d'équivalence.)

3 -Créer les services internes :

menu (grille accueil): "Paramètrage" "Services Internes"

vous devez préalablement définir ces services

• Au moins un service interne est nécessaire: il est créé par défaut (EXPLOITATION)
• Vous rattacherez les clients à l'un de ces services
• Ceci permet la définition de zones d'intervention (géographique par exemple)

Ces services permettent l'affichage des plannings (tous clients rattachés)

4 -Créer les emplois-fonctions :

menu (grille accueil): "Paramètrage" "Emplois-fonctions"

vous devez préalablement définir ces fonctions

• Au moins une fonction est nécessaire.
• Ces fonctions constitueront les postes de travail des sites d'intervention
• Un tarif général doit être associé à chacune des fonctions.
• Le besoin client sera décomposé par poste de travail c'est à dire emploi-fonction.
• Ex: arrière de caisse, entrée clientèle, vidéo...

5 - codes absences :

certains sont obligatoires et proposés par Orplan. CA, RF, RD...

menu (grille accueil): "Paramètrage" "absences (code)"

Vous pouvez en définir d´autres: notamment pour la classe 5 ( congés pour événement familial) et le compte heures ( RD est obligatoire)

6 - Clients et site d'intervention (chantiers) :

Vous devez effectuer la saisie de vos clients et des sites d'intervention.

Vous devez aussi décrire le besoin pour chaque site ainsi que les tarifs pratiqués.

7 - agents ou salariés :

menu (grille accueil): "Paramètrage" "Fichier Agents"

Ce fichier peut être constitué au fur et à mesure de la constitution des plannings. Vous pouvez en faire tout ou partie dès le départ.

• Appelez le planning de votre 1er site client: il est vide.

  => OUVRIR UNE FENETRE DE PLANNING

  
  
• Vous devez donc "entrer" des agents (ou salariés) sur votre planning. Pour cela:
  • Faites insérer un agent: la liste est vide,
    menu (fenêtre planning): "Agents" "Insèrer un agent" ou
  • ajoutez le premier agent
  • cliquez sur lui dans la liste et faites OK ou double-cliquez pour le sélectionner.
  • Vous revenez à votre planning
• Une ligne agent vide apparaît sur votre planning.
• Vous pouvez alors saisir des horaires
  • => Saisie HORAIRE
• Si votre besoin client a été bien défini, vous pouvez cliquer sur un horaire du besoin
  pointer sur la ligne planning du salarié et faire coller
• Une fois cette horaire saisi et si le ou les sites de travail de cet horaire correspondent aux critères d'appel de votre planning
  alors, votre agent restera associé définitivement à votre planning grâe aux sites d'intervention définis par son horaire.
  (Du moins dans la fourchette de temps définie par la largeur de votre feznêtre de planning - modifiable)